Tips perjalanan dinas yang efektif bukan cuma soal cara kerja yang rapi, tapi juga soal bagaimana kamu bisa menghemat pengeluaran selama melakukan perjalanan kerja ke luar kota. Biasanya, perusahaan memang sudah menanggung sebagian besar biaya, tapi kalau kamu bisa mengelola semuanya secara cermat, bukan cuma perusahaan yang diuntungkan—kamu pun jadi lebih nyaman dan produktif. Salah satu pengeluaran terbesar saat perjalanan adalah soal akomodasi, jadi penting untuk mencari hotel tujuan bisnis yang sesuai bujet tapi tetap nyaman dan strategis.
Banyak hal kecil yang bisa berdampak besar terhadap total biaya perjalanan dinas kamu. Mulai dari transportasi, makanan, penginapan, sampai jadwal meeting yang berdekatan dengan lokasi tempat menginap. Dilansir dari https://hotelidaman.id, pemilihan hotel yang berada di pusat bisnis tidak hanya memudahkan akses kerja, tapi juga bisa memangkas biaya transportasi harian secara signifikan.
Jadi, yuk, bahas satu per satu bagaimana kamu bisa lebih hemat saat menjalani perjalanan dinas.
1. Rancang itinerary dengan detail dan realistis
Merancang tips perjalanan dinas itinerary yang rinci adalah langkah awal untuk mengontrol pengeluaran. Jangan anggap enteng menyusun jadwal. Dengan itinerary yang jelas, kamu bisa memprediksi kebutuhan transportasi, waktu, serta pengeluaran tambahan yang mungkin muncul. Misalnya, kalau kamu tahu semua meeting akan diadakan di satu area pusat kota, maka kamu bisa mencari hotel terdekat dari sana untuk mengurangi ongkos harian seperti taksi atau ojek online.
Selain itu, itinerary yang baik bisa bikin kamu lebih produktif. Kamu bisa menyelipkan waktu untuk istirahat atau bahkan sekadar mengecek email dengan tenang, karena semua sudah terjadwal dengan rapi. Tanpa itinerary yang jelas, kamu bisa saja menghabiskan waktu untuk hal yang kurang penting dan malah mengeluarkan uang lebih banyak karena buru-buru atau harus pesan transportasi dadakan.
2. Pilih transportasi yang efisien dan ekonomis
Transportasi adalah salah satu komponen paling besar dalam biaya perjalanan dinas. Nah, di sinilah kamu harus pintar memilih. Untuk perjalanan antar kota, bandingkan antara pesawat, kereta, dan bus. Kadang naik kereta malam bisa lebih hemat dan sekaligus menghemat biaya hotel karena kamu tidur di perjalanan.
Untuk transportasi lokal di kota tujuan, kamu bisa mempertimbangkan transportasi umum seperti MRT, LRT, atau bus kota jika tersedia. Jangan malu naik transportasi umum kalau itu bisa menghemat pengeluaran. Kalau memang harus naik ojek atau taksi online, kamu bisa pakai aplikasi yang menawarkan promo atau diskon. Simpan bukti transaksinya dengan rapi karena itu penting untuk laporan keuangan setelah dinas.
3. Booking hotel lebih awal dan sesuaikan dengan lokasi kerja
Persiapan rencana perjalanan bisnis yang matang berarti kamu juga sudah menentukan lokasi kerja utama selama berada di kota tujuan. Dari situ, kamu bisa cari hotel yang paling dekat dan sesuai dengan bujet perusahaan. Ingat, semakin mepet waktunya, biasanya harga hotel juga akan semakin mahal.
Kamu juga bisa memanfaatkan platform pemesanan hotel yang menyediakan filter “hotel untuk tujuan bisnis” agar bisa memilih tempat yang punya fasilitas seperti Wi-Fi stabil, ruang kerja, atau layanan sarapan. Kalau kamu pesan lebih awal, biasanya ada diskon early bird yang cukup lumayan. Pastikan juga untuk cek apakah hotelnya menyediakan layanan laundry atau shuttle, karena itu bisa memangkas biaya tambahan lainnya.
4. Bawa perlengkapan pribadi yang lengkap
Membawa perlengkapan pribadi yang lengkap bisa menghindarkan kamu dari pembelian tak perlu di kota tujuan. Jangan sampai kamu lupa bawa charger, peralatan mandi, atau bahkan sepatu kerja cadangan, karena kalau harus beli mendadak, bisa jadi harganya jauh lebih mahal dari biasanya. Termasuk obat-obatan pribadi atau vitamin yang mungkin kamu butuhkan, jangan sampai kamu harus beli di apotek kota lain karena kelupaan bawa dari rumah.
Ini juga berlaku untuk dokumen kerja, alat presentasi, dan perlengkapan lainnya yang kamu butuhkan saat meeting. Selain bikin kamu lebih siap secara profesional, perlengkapan yang lengkap juga mencegah kamu dari stres karena harus buru-buru mencari kebutuhan saat sudah di tempat tujuan.
5. Makan bijak: bukan berarti pelit, tapi pintar
Makan selama perjalanan dinas adalah area yang bisa jadi jebakan batman kalau kamu nggak hati-hati. Memang sih, makan di restoran fancy bisa jadi pengalaman, tapi kalau kamu sedang fokus menghemat, pilihlah tempat makan lokal yang bersih dan harganya wajar. Banyak tempat makan rumahan atau kedai yang justru punya rasa lebih otentik dan lebih murah daripada restoran besar.
Kamu juga bisa manfaatkan sarapan gratis dari hotel, atau bahkan bawa bekal ringan untuk cemilan di perjalanan. Hindari ngemil berlebihan atau jajan karena bosan, karena ini bisa cepat menguras dompet tanpa kamu sadari. Kalau memang perlu entertain klien di restoran mewah, pastikan itu bagian dari rencana dan sudah mendapat persetujuan dari atasan atau sesuai kebijakan kantor.
6. Manfaatkan fasilitas kantor cabang atau partner
Kalau perusahaanmu punya kantor cabang di kota tujuan atau punya relasi kerja seperti partner bisnis di sana, kamu bisa coba koordinasi untuk memakai sebagian fasilitas mereka. Misalnya, ruang meeting, Wi-Fi, atau bahkan tumpangan kendaraan. Ini bisa bantu banget untuk menekan pengeluaran yang tidak perlu. Jangan ragu menghubungi tim lokal untuk membantu koordinasi logistik seperti penjemputan atau rekomendasi tempat makan hemat.
Kadang, mereka juga bisa kasih kamu insight lokal yang berguna, misalnya tempat penginapan murah tapi nyaman, atau jalur tercepat menuju lokasi meeting tanpa terjebak macet. Jadi, manfaatkan semua jaringan yang kamu punya sebaik mungkin.
7. Catat semua pengeluaran harian
Kamu mungkin berpikir pengeluaran kecil seperti beli air mineral, parkir, atau tip ke petugas nggak seberapa. Tapi kalau kamu kumpulkan semua itu selama beberapa hari perjalanan dinas, jumlahnya bisa cukup signifikan. Jadi, biasakan mencatat semua pengeluaran harianmu, sekecil apa pun itu. Bukan cuma memudahkan kamu saat membuat laporan biaya, tapi juga bantu kamu mengevaluasi dan mengontrol pengeluaran secara real-time.
Kamu bisa pakai aplikasi pencatat keuangan atau cukup dengan mencatat manual di buku kecil atau HP. Catatan ini juga penting kalau suatu saat kamu ditanyai soal rincian pengeluaran oleh HRD atau bagian keuangan kantor.
Mengatur perjalanan dinas agar tetap hemat bukan berarti kamu harus menderita atau mengorbankan kenyamanan kerja. Justru dengan mengatur semuanya dengan cermat, kamu bisa lebih fokus pada tujuan perjalananmu tanpa harus terganggu oleh masalah keuangan.
Jadi, lain kali kamu dapat tugas ke luar kota, ingat lagi semua tips perjalanan dinas ini. Dengan perencanaan yang baik dan strategi yang tepat, kamu bisa tetap produktif, nyaman, dan tentunya lebih hemat.
