Menghadapi audit keuangan perusahaan bisa menjadi momen yang bikin deg-degan, terutama jika Anda belum menyiapkan pembukuan dengan baik. Audit adalah proses penting untuk memastikan laporan keuangan perusahaan Anda akurat, sesuai dengan standar yang berlaku, dan bisa dipertanggungjawabkan.
Bagi auditor, pembukuan yang rapi mempermudah mereka memeriksa laporan keuangan, sementara bagi Anda sebagai pemilik atau pengelola perusahaan, audit yang lancar berarti menghindari potensi masalah di masa depan.
Nah, untuk memastikan audit berjalan dengan baik, pembukuan perusahaan Anda harus dipersiapkan dengan sebaik mungkin.
Yuk, simak langkah-langkah berikut untuk mempersiapkan pembukuan perusahaan Anda agar audit keuangan berjalan mulus!
1. Pahami Jenis Audit yang Akan Dilakukan
Sebelum mempersiapkan pembukuan untuk audit, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah memahami jenis audit yang akan dilakukan. Audit keuangan umumnya terbagi menjadi dua: audit internal dan audit eksternal.
- Audit internal dilakukan oleh tim di dalam perusahaan atau konsultan yang dipekerjakan untuk memeriksa kinerja keuangan dan operasional. Tujuannya lebih ke arah peningkatan efisiensi dan pengendalian internal.
- Audit eksternal dilakukan oleh auditor independen yang biasanya untuk memastikan laporan keuangan perusahaan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.
Mengetahui jenis audit ini membantu Anda menyiapkan dokumen dan catatan yang relevan. Kalau misalnya audit yang dilakukan adalah audit eksternal, Anda mungkin perlu memberikan informasi lebih rinci dan detail dibandingkan audit internal.
2. Lakukan Rekonsiliasi Buku Kas dan Bank
Langkah selanjutnya yang sangat penting dalam mempersiapkan pembukuan untuk audit adalah melakukan rekonsiliasi antara buku kas perusahaan dan rekening bank. Cek apakah saldo di laporan kas dan rekening bank Anda sudah sesuai. Jika ada perbedaan, segera lakukan penyesuaian.
Rekonsiliasi ini memastikan tidak ada kesalahan catatan dan membantu auditor mendapatkan gambaran yang akurat tentang arus kas perusahaan Anda. Jangan lupa, semua bukti transaksi bank dan kas seperti mutasi rekening atau buku kas harian harus disimpan dengan baik dan rapi.
Selain itu, Anda juga harus mencatat setiap transaksi yang belum masuk ke rekening bank, seperti cek yang belum dicairkan atau pembayaran yang masih tertahan. Pastikan semua transaksi tercatat dan tidak ada yang terlewat.
3. Kumpulkan Semua Dokumen Pendukung
Auditor akan memeriksa banyak dokumen untuk memastikan keakuratan laporan keuangan. Oleh karena itu, Anda perlu mengumpulkan semua dokumen pendukung yang relevan, seperti faktur penjualan, bukti pembayaran, laporan penggajian, laporan inventaris, dan sebagainya.
Penting sekali untuk menyimpan dokumen-dokumen ini dengan baik, bahkan jika Anda menggunakan sistem pembukuan digital. Jika dokumen pendukung hilang atau tidak tersedia, ini bisa memunculkan masalah saat audit.
Setiap transaksi dalam pembukuan Anda harus dapat dilacak kembali ke dokumen sumbernya. Jangan sampai ada transaksi “misterius” yang tidak bisa dijelaskan. Dokumen pendukung ini juga harus disusun secara sistematis agar memudahkan auditor dalam proses verifikasi.
4. Periksa Kepatuhan Pajak
Bagian penting dari audit keuangan adalah memastikan bahwa perusahaan Anda telah mematuhi peraturan perpajakan yang berlaku. Auditor akan memeriksa apakah Anda telah membayar pajak tepat waktu, menghitung pajak dengan benar, dan menyimpan semua bukti pembayaran pajak.
Untuk itu, Anda harus memeriksa kembali semua laporan pajak dan dokumen yang terkait dengan pajak seperti PPh, PPN, atau pajak lainnya yang berlaku untuk bisnis Anda. Jika ada pajak yang belum dibayar atau terlambat dibayar, segera lakukan penyelesaian sebelum audit dimulai.
Dengan memastikan kepatuhan pajak, Anda tidak hanya memperlancar proses audit, tetapi juga menghindari potensi denda dan sanksi dari otoritas pajak di masa mendatang.
5. Sesuaikan Laporan Keuangan dengan Standar Akuntansi yang Berlaku
Laporan keuangan yang disiapkan untuk audit harus disusun sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku. Di Indonesia, standar yang umum digunakan adalah Standar Akuntansi Keuangan (SAK). Jika laporan keuangan Anda tidak sesuai dengan standar ini, auditor akan memberikan catatan atau bahkan meminta Anda melakukan penyesuaian.
Anda harus memastikan bahwa laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, dan laporan perubahan ekuitas telah disusun dengan benar dan mencerminkan kondisi keuangan perusahaan secara akurat. Jika Anda kurang familiar dengan penyusunan laporan keuangan yang sesuai standar, pertimbangkan untuk menggunakan jasa pembukuan perusahaan yang profesional. Mereka bisa membantu memastikan semua laporan disusun dengan baik dan sesuai standar akuntansi yang berlaku.
6. Perbarui Aset dan Inventaris
Salah satu hal yang tidak boleh dilewatkan saat mempersiapkan pembukuan untuk audit adalah memperbarui catatan aset dan inventaris perusahaan. Auditor akan memeriksa apakah aset perusahaan tercatat dengan benar dan nilainya sudah sesuai dengan keadaan sebenarnya.
Jika ada aset yang sudah terjual, rusak, atau hilang, segera lakukan penyesuaian dalam pembukuan. Jangan lupa untuk mencatat penyusutan aset secara tepat, karena hal ini berpengaruh pada laporan laba rugi perusahaan.
Selain aset tetap, inventaris juga harus diperiksa. Apakah semua barang inventaris tercatat dengan benar? Jika ada stok yang hilang atau rusak, sebaiknya segera dilaporkan dan dicatat dalam pembukuan.
7. Tinjau Ulang Piutang dan Utang
Piutang dan utang adalah komponen penting dalam pembukuan perusahaan. Anda harus memastikan bahwa semua piutang yang tercatat masih valid dan bisa ditagih. Jika ada piutang yang tidak bisa ditagih, Anda harus membuat cadangan kerugian piutang dalam laporan keuangan.
Begitu pula dengan utang, pastikan semua utang tercatat dengan benar dan sesuai dengan waktu jatuh temponya. Jika ada utang yang sudah jatuh tempo tapi belum dibayar, Anda perlu mencatatnya dan menyiapkan rencana pembayaran. Ini juga membantu menjaga hubungan baik dengan pihak kreditur.
8. Lakukan Review Internal Sebelum Audit Dimulai
Sebelum auditor datang, ada baiknya Anda melakukan review internal terhadap pembukuan dan laporan keuangan perusahaan. Tujuannya adalah untuk menemukan potensi kesalahan atau ketidaksesuaian sebelum auditor menemukannya.
Anda bisa melibatkan tim keuangan atau konsultan untuk membantu melakukan review ini. Jika Anda menemukan kesalahan atau ketidaksesuaian, segera lakukan perbaikan dan penyesuaian. Dengan melakukan review internal, Anda bisa lebih siap menghadapi audit dan memperlancar prosesnya.
9. Libatkan Tim yang Kompeten
Jika perusahaan Anda cukup besar, libatkan tim keuangan yang kompeten untuk membantu dalam persiapan audit. Tim ini akan menjadi ujung tombak dalam mempersiapkan semua dokumen, laporan, dan data yang dibutuhkan auditor.
Jika Anda merasa tim keuangan internal belum cukup pengalaman, Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan jasa penyusunan rencana jangka panjang perusahaan. Konsultan seperti ini tidak hanya membantu mempersiapkan pembukuan, tetapi juga membantu merencanakan strategi keuangan jangka panjang yang lebih efektif.
10. Persiapkan Diri untuk Wawancara dengan Auditor
Selain memeriksa dokumen, auditor juga biasanya akan melakukan wawancara dengan manajemen dan tim keuangan. Mereka akan menanyakan beberapa hal terkait prosedur keuangan, kebijakan perusahaan, dan bagaimana proses pengambilan keputusan dilakukan.
Pastikan Anda dan tim siap menghadapi pertanyaan-pertanyaan tersebut. Bersikaplah terbuka dan jujur dalam memberikan jawaban. Jika ada hal-hal yang belum Anda pahami sepenuhnya, jangan ragu untuk berkonsultasi dengan auditor.
Mempersiapkan pembukuan untuk audit memang membutuhkan waktu dan usaha, tetapi dengan langkah-langkah yang tepat, Anda bisa memastikan audit berjalan dengan lancar. Jangan anggap audit sebagai momok yang menakutkan, melainkan sebagai kesempatan untuk mengevaluasi keuangan perusahaan dan memperbaiki kekurangan yang ada.
Dengan persiapan yang matang, audit justru bisa membantu Anda meningkatkan efisiensi dan kinerja perusahaan di masa depan.